(Originellement publié le 7 novembre 2017)

Que l'on soit gestionnaire ou employé, nous sommes désormais submergés par l'information dans notre contexte de travail. Jusqu'à un certain point, nous pouvions encore nous abriter de ce torrent de données à l'aide d'une judicieuse combinaison de saine gestion de courriels et le recours au classement commun. Cette réalité est de moins en moins possible dans le monde d'aujourd'hui, où la mobilité est devenue le nerf de la guerre, et où la surabondance de données brutes et d'information utile dépasse largement notre capacité de traitement.

D'accord, bon nombre d'experts et technologues vont maintenant nous parler d'intelligence artificielle et de tous ces "buzz words" qui sont à la mode, en nous indiquant la voie à suivre vers l'exploitation optimale des données ("Business Intelligence" ou Intelligence d'affaires, "Big Data" ou mégadonnées, et j'en passe). Je préfère aujourd'hui aborder ces données, ces informations ou ces documents de manière beaucoup plus concrète et près de la réalité de la plupart d'entre nous, soit dans l'optique des tableaux de bord de gestion et des outils de collaboration (Intranet organisationnel).

La petite innovation dans ce thème, c'est d'aborder les deux volets comme un ensemble indissociable :

Tableau de bord de gestion & Intranet organisationnel : un même combat!

Commençons par le tableau de bord de gestion informatisé (TBGI), qui se veut l'outil par excellence du décideur, du gestionnaire ou chef d'équipe. Bien monté, ce TBGI procure aux différents acteurs de l'organisation un moyen de relayer (en aval et en amont), toutes les orientations stratégiques, les cibles de performance et les indicateurs de résultats de tous les secteurs de l'entreprise. Pour bien jouer son rôle, ce tableau de bord doit donc s'appuyer sur des sources informationnelles fiables et mises à jour en temps réel (ou presque!). C'est donc dire que toutes les jauges (graphiques dynamiques) et matrices de données du tableau de bord doivent être connectées en permanence à des bases de données ou des sources documentaires facilement repérables et accessibles. En quelques clics, l'utilisateur du TBGI doit donc pouvoir passer de la donnée agglomérée à une information plus détaillée et ultimement, se rendre jusqu'à des rapports et documents spécifiques qui y sont associés. C'est ici que la présence de l'Intranet organisationnel vient s'imposer. Celui-ci vient structurer ces sources de données, d'information et de connaissances, autrefois disparates et confuses, en les regroupant virtuellement dans un même lieu, rendant possible cette accessibilité à l'information, si précieuse aux yeux du gestionnaire de TBGI. Imaginons d'un côté, un réservoir de documents indispensables à la bonne marche des opérations courantes (l'Intranet), et de l'autre, un mécanisme de planification et de vigie stratégique (le TBGI), qui coopérèrent de manière quotidienne, pour répondre à la fois aux besoins informationnels immédiats et futurs de l'organisation.

L'Intranet contribue à la mise en place de tableaux de bord de gestion informatisés, notamment :

• Par le stockage et le classement des différents documents et bases de données utilisés dans l'organisation. On pense notamment à l'indexation et l'archivage de l'information corporative (mémos, procès verbaux, bulletins, affichages internes, rapports annuels, résultats financiers, etc.). On parle ici de gestion documentaire ou de gestion électronique de documents (GED).
• Par l'harmonisation des communications internes (messagerie, forums de discussion, bottin et dossiers des employés, agendas individuels et de groupes, etc.)
• Grâce à l'automatisation et la gestion de processus d'affaires (formulaires, questionnaires, flux de travaux, cycles d'approbation, etc.)
• Par la mise en place de groupes de travail à distance, facilitant le suivi des travaux collectifs, d'équipes et de comités (bureau de projets, comités de travail, etc.).

L'infonuagique en renfort

Avec l'avènement de l'infonuagique ("cloud computing"), il est maintenant possible d'agglomérer une quantité importante de documents et de données d'entreprise dans un seul et même endroit virtuel. Ce qui était complexe autrefois en raison d'incompatibilités technologiques, de coûts d'hébergements, de défis de télécommunications ou de protocoles d'intégration, est maintenant facilité par de belles plates-formes de collaboration mises en place par un large éventail de développeurs.

Certains de nos clients exploitent le potentiel de la suite Microsoft Office 365 afin de faire le premier pas vers l'infonuagique, en combinant la puissance de l'Intranet collaboratif Sharepoint Online avec les outils déjà bien connus de la suite bureautique Office (Word, Excel, Outlook, Skype et Powerpoint Online). Pour les plus aguerris, il est possible d'accroître considérablement le potentiel de cette solution en y combinant plusieurs autres outils tels que Microsoft Dynamics (solution puissante de gestion de la relation client), Microsoft Project Online, Microsoft Forms et Microsoft Flow, qui permettent d'automatiser des processus de gestion et de rendre "sans papier" de nombreuses sphères de l'organisation. Dans ce scénario, on peut facilement concevoir divers TBGI conçus simplement dans Excel ou Sharepoint Online dans un premier temps, de manière à favoriser l'adhésion du personnel et démocratiser l'utilisation de ces outils dans l'organisation. Graduellement, l'entreprise pourra ensuite évoluer vers des solutions plus costaudes de tableaux de bord de gestion, en s'appuyant sur l'expérience acquise.

D'autres clients vont plutôt préférer recourir à des solutions plus flexibles et adaptables à leur réalité, sans ressentir tout l'encadrement stricte qui vient habituellement avec les produits de grands manufacturiers. Le cas échéant, il est recommandé de concevoir son portail Intranet de manière plus graduelle et personnalisable, grâce à une solution modulaire conçue sur-mesure, comme un site web privé. À l'instar d'autres applications développées sur-mesure, on peut ici bénéficier de modules prêts à l'utilisation (tels que la gestion des notes et des employés) ou encore demander des ajouts répondant à vos besoins spécifiques. Parmi les plus grands bénéfices d'une telle approche, notons d'abord la capacité de se donner des outils vraiment conçus pour notre organisation, sans compromis. Une fois l'investissement initial complété pour développer un module sur-mesure, on peut ensuite grandir avec notre solution moyennant certains frais récurrents liés à l'utilisation et au stockage, mais sans les mêmes contraintes de licences ou d'infrastructures technologiques. Cette approche procure une plus grande autonomie au client et lui permet de véritablement contrôler l'évolution de son environnement organisationnel infonuagique (TBGI+Intranet).

Conclusion

En définitive, nous avons souvent entendu parler du "bureau sans papier" qui, sans être la terre promise, constitue un objectif louable pour réduire le gaspillage et faciliter le travail d'équipe. Cette cible semble maintenant à portée de main pour bon nombre de PME, grandes entreprises ou organismes publiques. C'est possible dans la mesure où on peut maintenant se distancer des lourdeurs technologiques pour nous concentrer sur les outils dédiés au contenu informationnel. À l'aide de plates-formes collaboratives et de tableaux de bord de gestion informatisés, nous pouvons maintenant (à peu de frais) regrouper, traiter, relayer et analyser tout ce contenu... plus efficacement que jamais. Parce que voyez-vous, intelligence artificielle ou non, l'être humain a encore sa place dans la gestion des organisations et la prise de décision stratégique! 😉